Pengalaman Melahirkan di Jepang (Part 3)

August 17, 2016 by ashlih 13 Comments

Pengalaman Melahirkan di Jepang, Part 3
Dokumen yang perlu diurus pasca melahirkan

Pregnancy experiences in Japan, Part 3
Necessary document post-delivery
(English summary in bottom part)

Tulisan ini adalah kelanjutan dari tulisan pengalaman awal kehamilan sampai melahirkan di jepang Part 1 dan Part 2. Pada tulisan ini dibahas detail mengenai administrasi yang perlu diurus setelah melahirkan agar bayi kita bisa hidup di Jepang secara legal, dan tentunya mengurus dokumen-dokumen agar kita bisa mendapatkan fasilitas untuk biaya berobat bayi gratis, serta subsidi bulanan untuk bayi yang digunakan untuk mensupport kehidupan pasca melahirkan di Jepang.

*image credit to http://www.shutterstock.com

List Dokumen yang Perlu Diurus

Setelah selesai dengan ke-hectic-an urusan melahirkan di rumah sakit, maka urusan yang tidak kalah penting untuk diselesaikan adalah administrasi bayi pasca melahirkan di Jepang. Saya sempat googling2 mencari informasi, sempat bingung karena informasi lama dan agak berbeda, dan juga ada perubahan perubahan aturan yang ada, jadilah saya hanya bisa mengambil kesimpulan garis besar urusan2 yang perlu dilakukan. Untuk lebih pastinya, saya coba bertanya-tanya langsung di kantor kecamatan (Kuyakusho) tempat saya tinggal yaitu Miyamae-ku, Kawasaki-shi, Kanagawa-ken. Pada intinya, beberapa dokumen yang perlu diurus adalah:

1. Lapor kelahiran (shussei todoke 出生届)
2. Buat Asuransi kesehatan bayi (hoken 保険書)
3. Daftar tunjangan biaya bulanan bayi (Jidouteate 児童手当)
4. Buat kartu berobat bayi gratis (iryoushou 医療証)
5. Selesaikan urusan tunjangan melahirkan (shussan ikuji ichijikin 出産育児一時金)

Empat urusan diatas (1-4) diatas dilakukan di kuyakusho dan selesai dalam satu hari. No 5 baru bisa diurus setelah dapat bon total terakhir dari rumah sakit. Selain lima dokumen diatas, tiga (3) dokumen lain yang tidak kalah penting dan diurus di kantor imigrasi jepang serta KBRI yaitu:

6. Bikin Resident Card (VISA) bayi (Zairyuu kaado 在留カード) di kantor Imigrasi Jepang.
7. Buat Surat Keterangan Lahir (SKL) di KBRI
8. Buat Passport Bayi di KBRI.

Yang cukup menarik disini adalah, bikin zairyu card bayi bisa didahulukan dibandingkan mengurus passport bayi. Hal ini karena bayi yang baru lahir harus segera dilaporkan ke kantor imigrasi jepang dalam waktu 30 hari setelah kelahiran agar mendapatkan visa dan bisa tinggal secara legal di jepang. Selain itu, mengurus SKL membutuhkan 2 hari, ditambah passport sekitar seminggu. Agak mepet kalo harus urus passport dulu kemudian baru zairyu card, kecuali kita memang memiliki keluangan waktu mengurusnya secara serial. Detail administrasi tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut:

 

1. Lapor kelahiran (shussei todoke)

Lapor kelahiran, atau biasa dikenal dengan istilah shussei todoke (出生届), adalah prosedur melaporkan bahwa bayi kita telah lahir dan ingin didaftarkan pada kartu keluarga kita (juuminhyo). Dari pihak rumah sakit, kita akan mendapatkan sertifikat kelahiran (shussei shoumeisho出生証明書) yang kemudian sertifikat itu kita bawa ke kuyakusho untuk diproses lebih lanjut. Saat sampai di kuyakusho, bilang aja ke petugas disana klo kita mau lapor kelahiran bayi (shussei todoke) nanti mereka kasitau ke loket nomor berapa. Klo di miyamae kuyakusho, ke loket nomor 4. Kemudian minta juga juri shoumeisho karena dibutuhkan untuk persyaratan selanjutnya. Juri shoumeisho diberikan kepada kita based-on request dan bayar ¥300 perlembar (klo gak salah).

Dokumen yang perlu dibawa: Shussei shoumeisho, resident card dan hoken ortu, boshitecho.

Output dari sini adalah: Juri shomeisho (受理証明書), dan juuminhyou (住民票) yang update dengan nama bayi kita.

 

2. Buat Asuransi kesehatan bayi (hoken / hokensho)

Sistem asuransi kesehatan di jepang bisa menggunakan asuransi dari pemerintah / national health insurance (kokumin kenkou hoken 国民健康保険) atau dari swasta. Untuk pelajar biasanya hoken pemerintah, klo orang yang kerja bisa pakai asuransi dari perusahaan. Manfaat membuat asuransi ini sangat besar karena biaya kesehatan di Jepang sangatlah mahal, dan ini juga adalah bentuk kepedulian pemerintah kepada warganya dalam hal kesehatan. Membuat asuransi ini sangat mudah prosesnya, cukup datang ke kuyakusho dan menunjukan bahwa kita (ortu) menggunakan hoken dari pemerintah maka anak kita juga akan terdaftar otomatis dalam hoken pemerintah. Di miyamae kuyakusho, buat hoken ini di loket no 4, barengan dengan shussei todoke.

Dokumen yang perlu dibawa: Shussei shoumeisho, resident card dan hoken ortu, boshitecho.

Output dari sini adalah: kartu asuransi (hokensho) atas nama anak kita.

 

3. Daftar tunjangan biaya bulanan bayi (Jidouteate)

Pemerintah Jepang memang sangat serius dalam men-support warganya untuk melahirkan dan punya anak. Anak yang lahir ada rezekinya sendiri, dan ini di-implementasikan dalam bentuk tunjangan bulanan dari pemerintah kepada bayi. Besar tunjangannya klo gak salah bervariasi untuk setiap kota, tapi untuk Kawasaki besarnya adalah 15.000 yen/bulan. Klo di miyamae kuyakusho, daftarnya di loket nomor 5, sebelahnya shussei todoke. Disini yang sedikit unik adalah, sebelum kita bisa daftar tunjangan ini, kita harus menyelesaikan dulu urusan hoken dengan loket sebelah. Hal ini karena pendaftarannya perlu mencatat nomor hoken sang bayi. Tadinya saya mengurus semuanya parallel, tapi kata orangnya tidak bisa, sebaiknya tunggu dulu di antrian hoken, dan setelah selesai baru mengurus tunjangan dll. Untungnya hoken jadinya gak lama, mungkin menunggu antrian sekitar 30 menit.

Dokumen yang perlu dibawa: Resident card dan hoken ortu, buku tabungan ortu, hanko ortu, hoken anak.

Output dari sini adalah: telah terdaftar dalam tunjangan bulanan, dan brosur2 tentang jidoteate.

 

4. Buat kartu berobat bayi gratis (iryousho)

Selain kartu asuransi diatas, biaya berobat bayi di Jepang itu semuanya GRATIS asalkan kita membuat iryousho. Luar biasa memang, seharusnya tidak ada lagi keraguan buat warga jepang untuk menikah dan punya anak, tapi masih saja problem social yang satu ini tidak terselesaikan di Jepang. Bayi sakit apapun, di rumah sakit manapun, asalkan bisa menunjukan iryousho ini, maka seluruh biaya pengobatannya menjadi NOL. Orang kuyakusho sempet bilang sich, ada beberapa rumah sakit yg belum menerima iryousho ini, tapi klopun kita harus berobat disana, maka cukup lampirkan receipt pembayaran, dan seluruh biaya akan diganti reimburse oleh pemerintah melalui kuyakusho.

Dokumen yang perlu dibawa: Resident card dan hoken ortu, hanko ortu, hoken anak.

Output dari sini adalah: kartu berobat bayi iryousho (医療証).

 

5. Selesaikan urusan tunjangan melahirkan (shussan ikuji ichijikin)

Seperti yang telah saya jelaskan di tulisan sebelumnya part 2, bahwa biaya melahirkan di jepang mendapat subsidi sebesar 420.000 yen dari pemerintah. Uang ini bisa disetorkan langsung ke rumah sakit atau kita ambil tunai setelah selesai melahirkan. Untuk yang memilih cara kedua, tentu saja perlu datang ke kuyakusho untuk mengurus ini. Untuk yang memilih cara pertama, apakah perlu untuk melapor lagi? Sebaiknya ya melapor juga. Saya sendiri melapor lagi karena biaya melahirkannya lebih kecil dari subsidi yang diberikan, jadi saya bisa ambil uang kelebihannya dengan cara melapor ini.

Dokumen yang perlu dibawa: Resident card dan hoken ortu, buku tabungan ortu, hanko ortu, hoken anak, dan receipt biaya total rumah sakit.

Output dari sini adalah: Uang sisa yang akan ditransfer ke tabungan kita.

 

6. Bikin Resident Card (VISA) bayi (Zairyuu kaado) di kantor Imigrasi Jepang.

Nampaknya urusan ke kantor imigrasi, baik itu imigrasi Jepang ataupun KBRI, selalu saja dinodai dengan tidak lengkapnya dokumen yang dibawa. Saya biasanya selalu teliti untuk masalah kayak gini, menyiapkan berbagai cadangan dokumen, tapi untuk dokumen yang tidak telalu dekat kaitannya, biasanya tidak saya bawa. Contohnya ketika mengurus ini, seluruh dokumen yang diminta sudah saya bawa dengan lengkap, kemudian tiba-tiba saja dibilangin petugasnya klo saya perlu menunjukan surat keterangan student. Tentu saja saya tidak menduga ini karena seluruh dokumen yang diperlukan itu yang terkait dengan bayi saja, kenapa jadi perlu dokumen itu? Ada kemungkinan karena saya statusnya student dan (agak aneh mungkin) punya anak. Kemudian saya tunjukan dokumennya dalam softcopy dari hape saya dan mereka bilang perlu dokumen tersebut dalam bentuk print. Yowes jadinya saya gagal mengurus resident card hari itu di shin sugita. Kemudian saya tanya apakah saya bisa mengurus ini di shin-yurigaoka (karena lokasinya lebih dekat rumah saya), dan mereka bilang boleh, jadinya keesokan harinya saya mengurus di shin-yurigaoka dengan membawa tambahan dokumen student certificate (dan transkrip dan surat monbusho buat jaga jaga) dan Resident card nya selesai hanya dalam hitungan sekitar 30 menit.

Dokumen yang perlu dibawa: Form aplikasi, form quisioner, letter guarantor, Parpost ortu, passport anak klo udah jadi, Juri shoumeisho dan Juminhyou terbaru (dapat dari kuyakusho). Buat tambahan kita yang student: student certificate (transcript dan keterangan beasiswa buat jaga-jaga).

Output dari sini adalah: Resident card bayi (tanpa foto).

 

7. Buat Surat Keterangan Lahir (SKL) di KBRI

Surat keterangan lahir (SKL) adalah pengganti akte kelahiran anak yang lahir di Jepang. Hal ini karena yang boleh mengeluarkan akte kelahiran adalah pemerintah di Indonesia, maka anak2 yang lahir di luar harus mengurus SKL yang kemudian SKL ini bisa dikirim ke Indonesia untuk diurus akte kelahirannya dan dimasukkan ke dalam KK kita di Indonesia. Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, selalu saja ada sedikit masalah kalau mengurus dokumen di kantor imigrasi (dalam kasus ini KBRI), yaitu kurang sedikit dokumen, yang mana dokumen itu tidak diminta di list persyaratan. Phew.. Untungnya saya bawa dokumen lebih jadi saya tidak perlu mengalami hal-hal yang tidak diinginkan. Ketika mengurus SKL ini, dokumen saya yang “kurang” tersebut itu adalah fotokopi resident card ortu (bapak dan ibu). Walaupun di KBRI ada mesin foto kopi, katakanlah yang mengurus dokumen ini bapaknya, klo si bapaknya kagak bawa ktp ibunya, maka selesailah itu (DONE!) pengurusan dokumen, pulang, trus besoknya baru bisa dateng lagi ke KBRI. Pengurusan SKL tidak bisa parallel dengan passport, jadi harus bikin SKL dulu, trus SKL jadi setelah 1-2 hari, kemudian ambil SKL sambil urus passport, dan passport yang udah selesai bisa dikirim gak harus diambil di KBRI. Intinya saya perlu ke KBRI minimal 2 kali untuk pengurusan dokumen SKL dan passport. SKL memang bisa dikirim ke alamat penerima, tapi apa artinya dikirim klo ujung2nya kita harus ke KBRI lagi untuk mengurus passport. Dan Urutan pengurusan dokumen itu harus SKL dulu baru passport, gak bisa dibalik. Tapi alhamdulillah semua dokumen selesai dengan lancar.

Dokumen yang perlu dibawa: Form aplikasi, passport ayah dan ibu (asli dan fotokopi), Fotokopi akta/buku nikah, Fotokopi surat keterangan lahir (shussei shoumeisho atau shussei todoke), Surat kelahiran dari pemerintah (Juri shoumeisho) asli, Fotokopi halaman dalam boshitecho (Yang ada nama ayah, ibu, anak, jam lahir, dll), Biaya 1200 yen. Tambahan: Fotokopi resident card ortu.

Output dari sini adalah: Surat keterangan lahir (SKL) asli dan fotokopi.

 

8. Buat Passport Bayi di KBRI.

Setelah SKL selesai, saya ke KBRI lagi untuk mengambil dan menggunakan fotokopiannya untuk pengurusan passport. Lagi lagi ada saja dokumen yang kurang (padahal tidak ada di list persyaratan), untuk pembuatan passport ini, dokumen saya yang “kurang” tersebut adalah fotokopi akte/buku nikah ortu (hahaha, itu klo sang ortu ke KBRI ngurus passport tapi gak bawa buku nikahnya/fotokopinya, maka dia harus pulang lagi kali ya..). Untungnya setelah passport jadi, bisa dikirim dengan menggunakan letter pack, jadi kita tidak harus balik lagi ke KBRI. Satu hal yang unik adalah, dalam pengurusan passport, maka pasfoto bayi termasuk ke dalam persyaratan wajib, berbeda dengan resident card jepang yang tidak mewajibkan foto bayi. Memfoto bayi untuk jadi pasfoto cukup tricky, karena bayi fotonya sambil tiduran dan kepalanya gerak gerak. Aturan/Proporsi foto adalah 70-80 % wajah dengan background warna putih serta baju berwarna putih/terang.

Dokumen yang perlu dibawa: Form aplikasi (permohonan SPRI), fotokopi resident card ortu, fotokopi akte lahir bayi, Bukti domisili (Juuminhyou), fotokopi passport ortu, 4 lembar pasfoto bayi ukuran 3×4, dan biaya 2650 yen. Tambahan: Fotokopi akte/buku nikah ortu, Resident card dan passport asli ortu.

Output dari sini adalah: Passport bayi (yang ada fotonya, hehe).

 

Summary

Demikian pengalaman saya mengurus dokumen untuk bayi saya yang baru lahir. Perjuangan tidak selesai sampai disini, karena lembaran baru kehidupan akan dimulai bersama sang bayi tercinta.

In conclusion, the necessary document that need to be handle after the delivery are:

1. Register that our baby had been born to the kuyakusho (shussei todoke 出生届)
2. Apply for National Health Insurance (hoken 保険書)
3. Apply for Baby Allowance (Jidouteate 児童手当)
4. Apply for Baby Health Card (iryoushou 医療証)
5. Completing the document of Birth lumpsump/Allowance (shussan ikuji ichijikin 出産育児一時金)
6. Make resident card (Zairyuu kaado 在留カード) in Immigration office Tokyo/Yokohama.
7. Make passport for your baby in your embassy.

Hope this information useful for you.