Mengurus Certificate of Eligibility (CoE) di Jepang

October 14, 2015 by ashlih 185 Comments

Bismillahirrahmanirrahim..

Tulisan ini berisi tentang cara mendapatkan Certificate of Eligibility (CoE) jenis Dependent (istri, anak) untuk tinggal di jepang, berdasarkan pengalaman saya sendiri dan hasil baca2 banyak referensi. Untuk tinggal di jepang dalam waktu yang cukup lama (lebih dari 3 bulan) dibutuhkan CoE ini, adapun kalau hanya ingin tinggal di jepang kurang dari 3 bulan, bisa menggunakan visa turis (atau pakai e-passport aja cukup untuk tinggal di jepang kurang dari 15 hari). Contoh aplikasi yang membutuhkan CoE ini adalah pelajar, internship, dependent (istri, anak), sport, religious activity, professor, visiting research, dll. Pada intinya apabila tujuan kita untuk tinggal di jepang jelas dan semua persyaratan lengkap, biasanya insya Allah CoE bisa keluar dengan lancar.

Pengalaman yang sudah saya alami adalah membuat CoE (dependent) untuk istri saya tinggal di jepang selama saya studi disini (2 tahun). Setelah mendapatkan CoE, saya juga berhasil apply visa dependent istri di Jepang (tidak di Indonesia), yang sepertinya masih jarang orang melakukan cara ini. Referensi utama yang sebaiknya kita semua lihat adalah website imigrasi jepang: http://www.immi-moj.go.jp/english/tetuduki/kanri/hituyou_syorui.html
di web itu dijelasin  cara apply CoE, Change of Status of Residence, etc. Disana udah dijelasin detail sebenarnya, tapi saya coba rangkum aja disini.

 

PERSYARATAN:

Berdasarkan website yang saya sebutkan barusan diatas, 1 bundle persyaratan yang dibutuhkan untuk bikin CoE adalah:

1. Formulir Aplikasi 1 berkas, download disini. Contoh ngisi formnya disini.
2. Foto 3cm X 4cm 1 buah
   1. Foto berwarna dengan latar belakang putih
   2. Foto harus 3 bulan terakhir (katanya)
   3. Tidak boleh pakai penutup wajah/kepala/topi, tapi klo kerudung jelas boleh. klo cadar wallahua’lam
   4. Proporsi foto sebaiknya diperhatikan baik baik, jangan terlalu kecil wajahnya, harus jelas, dll. aturan resmi proporsi untuk foto CoE ada disini, jadi sebaiknya ikuti aja. klo bingung bilang aja ke tukang cetak foto.
3. A return mail envelope with affixed stamp 392 yen. Amplop untuk pengiriman CoE yang udah selesai/approved ke alamat tempat kita tinggal. alamatnya kita tulis sendiri, perangko juga tempel sendiri. Ukuran amplop bebas, yang ukuran kertas A4 dilipet 3 itu juga gpp.
4. The supporting documents shown on the table. Jadi dokumen tambahan yang diperlukan bergantung jenis CoE yang kita Apply. klo untuk Dependent, dokumen tambahan yang diperlukan adalah:
   1. Documents certifying the personal relationship between the person concerned and the person who is to support him or her. Kalau saya dulu pakai buku nikah fotocopy, trus bikin translatenya dalam bahasa jepang. Untuk buku nikah Islam templatenya bisa download disini, yang jelas point-point translasi harus mengikuti buku nikahnya, jangan copas langsung dari contoh template (karena template yang saya dapet dan buku nikah saya ada sedikit perbedaan).
   2. Copies of the registration certificate or the passport of the person who is to support the person concerned. Disini saya bawa Juminhyo, foto kopi resident card, ama fotokopi passport saya. Masing masing 1 lembar cukup.
   3. Documents certifying the profession and the income of the person who is to support the person concerned. Disini saya siapin surat keterangan pelajar dari kampus, ama surat keterangan penerima beasiswa. Masing masing 1 lembar cukup.
5. Letter of Guarantee. Formulir bahwa kita akan jadi penjamin istri/anak kita. bisa download disini.
6. Semua dokumen yang dikirimkan, tidak akan dikembalikan. Oleh karena itu klo bawa passport asli, resident card asli, ama buku nikah asli, jangan lupa diminta lagi.

 

Sebagai tambahan, klo kita bikin CoE juga untuk bayi/anak, maka persyaratannya sama persis tapi biodatanya anak kita. jadi 1 bundel persyaratan untuk 1 orang, klo kita mau bikin CoE juga buat 2 anak, maka siapkan 3 bundel dokumen (1 bundle istri + 3 bundle anak).

 

PROSES PEMBUATAN:

Proses pembuatan pada intinya kita ke kantor imigrasi di jepang. karena saya tinggal di Kanagawa-ken, maka saya bisa apply di shin-sugita yokohama, ataupun di Shinagawa Tokyo. ada lagi kantor cabang di shin-yurigaoka, tapi kurang tau klo bikin CoE disana lancar gak, yang jelas saya urus perpanjang visa di shinagawa ngantrinya panjang banget, tapi pas bikin CoE di shin-sugita sepi banget gak ngantri. selain itu shin-sugita itu kantor pusat (yokohama) jadi prosesnya cepet. Total awal apply ampe CoE jadi sekitar kurang dari 3 minggu, klo bikin di shinagawa katanya bisa 1-1,5 bulan. Intinya prosesnya adalah sebagai berikut:

1. Persiapkan semua dokumen yang diperlukan
2. Datang ke kantor imigrasi pagi2 supaya gak ngantri. biasanya buka dari jam 8:30
3. Klo belom nyiapin amplop ama perangko, di kantor imigrasi ini ada konbini yang kita bisa beli disana.
4. Cari loket yang mengurus bagian CoE, ambil nomor antrian, tunggu sampai dipanggil
5. Serahkan semua dokumen. Mereka cek.
6. Kalo OK, nanti kita akan dikasih bukti terima dokumen ama nomor aplikasi. simpan nomor itu buat jaga2 klo misalnya ampe 3 bulan CoE kita gak jadi2 juga..
7. Selesai. Tunggu pos dirumah.

 

Nah, khusus saya kemaren, belom ada satu minggu, saya dapet pos dari imigrasi, yang isinya adalah: silahkan kirimkan dokumen tambahan berupa transcript academic. Hahaha.. ini persyaratan gak ada ditulis dimana mana, googling pengalaman orang pun kayaknya gak ada yang disuruh kirim ini. saya tanya temen ini beneran yg diminta transcript academic atau bukan (soalnya suratnya dalam bahasa jepang), temen saya terheran2 dan bilang iya itu transcript academic yang diminta. Akhirnya yaudah saya kirim lagi aja lewat pos karena kita udah disiapin amplop untuk kirim balik dari mereka. Usut-punya-usut, nampaknya transcript academic dibutuhkan untuk membuktikan bahwa kita memang kuliah di jepang (bukan baito baito doang tapi kuliah bolos), mungkin seperti itu..

Setelah kirim balik, kira kira semingguan kemudian datanglah CoE istri saya, alhamdulillah.. Cepet banget prosesnya. kayaknya klo gak pake nungguin kampus buka buat ngurus transcript, mungkin 2 minggu selesai CoEnya.

 

APPLY VISA DEPENDENT DI JEPANG:

Kalo udah dapet CoE, trus itu diapain? Cara yang paling banyak digunakan orang adalah dikirim CoE tersebut ke Indonesia, kemudian istri kita akan apply visa dependent di kedubes jepang di indonesia (di jakarta, medan, bali, dll). dengan cara ini, maka butuh tambahan waktu 5 hari kirim pos jepang-indo, dan 4 hari bikin visa di kedubes. intinya sekitar tambahan 2minggu sampai istri kita benar benar bisa datang ke jepang. Saya yang tidak rela berpisah lama ama istri (:p) mencari2 info lain yang memang lebih menguntungkan buat kami. Dapat info dari teman (jago bahasa jepang) bahwa dia bikinin visa istrinya di kantor imigrasi shin-yurigaoka, jadi gak bikin di indonesia. tapi temen saya ini cukup lucu, saya tanya persyaratannya apa aja, kok bisa tau info kayak gitu, dll, dia lempeng aja jawab (kurang lebih), “saya juga kurang tau, cuma dateng ke kantor imigrasi trus bilang saya udah dapet CoE untuk istri dan kebetulan istri saya ada di jepang, bisa gak urus resident card disini?”. hebatnya dia dulu berhasil tanpa banyak pertanyaan aneh2 katanya dan langsung jadi hari itu juga, wow. jadi intinya bagaimana sich penjelasan prosesnya itu:

1. Datang ke kantor imigrasi. Saya juga datangnya ke shin-yurigaoka karena pernah terbukti berhasil. (mau nyoba2 shin-sugita tapi jauh sebenarnya)
2. Masuk kemudian langsung ke loketnya. sedikit cerita, shin-yurigaoka ini loketnya cuma satu, beda ama shin-sugita yang ada banyak loketnya jadi bingung klo kesana ke loket mana.
3. Bilang ke petugas loketnya, “saya udah punya CoE untuk istri dan istri saya ada di jepang, apakah bisa mengurus resident card disini?”
4. Nanti petugas loketnya akan memberikan form aplikasi untuk kita isi, tempel foto applicant 3×4 (foto istri), dan juga menyuruh kita untuk membeli materai 4000yen.
5. Nah, setelah saya cek, ternyata form tersebut adalah: Application for Change of Status of Residence. Form ini juga sudah ada penjelasan detailnya di web yang saya sebutkan pertama kali diatas. Jadi yang kita apply sebenarnya adalah pengubahan status resident istri kita (dari turis) menjadi dependent. tapi karena kita udah punya CoE maka persyaratan yg perlu dibawa hampir gak ada, cuma bawa CoE doang ama foto 3×4 (ama uang 4000yen), adapun form aplikasi bisa isi di tempat.
6. kemudian setelah selesai silahkan kita kasih ke petugas tadi dan kemudian ambil nomor antrian.
7. Setelah dipanggil, maka resident card istri kita udah jadi, alhamdulillah selesai..
8. Pulang. Bisa urus2 selanjutnya seperti ke kantor kecamatan register tempat tinggal, urus hoken, dll.

 

Salah satu yang sempat menjadi isu ketika meng-apply change of status of residence ini adalah yang katanya belum tentu di appove, dan klo ditolak maka harus dilakukan di Indonesia, seperti tertulis dalam penjelasannya: In addition, if applicant has the status of residence “Temporary Visitor” the applicant must satisfy the requirements stated above and have unavoidable and exceptional circumstances. Klo baca ini doang memang rasanya serem banget kayaknya susah, tapi menurut saya pribadi sich, tulisan ini mungkin tujuannya untuk menunjukan bahwa yg namanya visa turis jadi visa jenis lain perlu penilaian apakah memang layak menerima atau tidak. karena pada dasarnya, ketika kita apply CoE pun juga mereka menilai apakah orang tersebut memang layak diberikan CoE atau tidak. Makanya di website dituliskan bahwa proses pengubahan status pun seharusnya 1-3 bulan, tapi karena kita udah punya CoE maka jadinya bisa hari itu juga. Datoomou.

Oh iya, disini saya tulis apply visa dependent, tapi sebenarnya gak ada hubungannya ama visa yang ditempel di passport itu.. biasanya kan kita bakal dapet tempelan visa di passport, tapi klo melalui proses diatas, maka di passport kita gak akan ditempel visa tambahan sama sekali, tapi resident card itu udah jadi bukti bahwa kita memang punya izin tinggal di jepang.

Sekian cerita pengalaman saya membuat CoE dan visa dependent. mudah2an bermanfaat 🙂